Selbstständig als Physio: Die komplette Checkliste vor der Gründung

Formen der Selbstständigkeit in der Physiotherapie

Der Weg in die eigenverantwortliche Tätigkeit stellt für viele Physiotherapeut:innen einen bedeutenden Karriereschritt dar. Vor dem eigentlichen Start steht jedoch die Entscheidung, in welcher organisatorischen Form die Selbstständigkeit ausgeübt werden soll. Das Spektrum reicht von der klassischen Einzelpraxis über Praxisgemeinschaften und Berufsausübungsgemeinschaften bis hin zur Tätigkeit als freie:r Mitarbeiter:in auf Honorarbasis. Jede dieser Optionen bringt spezifische rechtliche, finanzielle und organisatorische Rahmenbedingungen mit sich, die sorgfältig gegen die persönlichen Ziele abgewogen werden müssen.

In der Praxislandschaft ist ein deutlicher Wandel zu beobachten. Während über lange Zeit die Einzelpraxis mit einer allein verantwortlichen Inhaberschaft dominiert hat, gewinnen kooperative Modelle zunehmend an Bedeutung. Gründe hierfür sind nicht nur die Teilung betriebswirtschaftlicher Risiken und variabler Fixkosten, sondern auch der Wunsch nach fachlichem Austausch und flexibleren Arbeitszeitmodellen. Dennoch bleibt die Einzelpraxis für viele Gründer:innen attraktiv, da sie die maximale Entscheidungsfreiheit bezüglich der Therapieschwerpunkte, der Praxiseinrichtung und der internen Prozesse bietet.

Möglichkeiten der Kooperation und Freien Mitarbeit

Bei der Gründung einer Gemeinschaftspraxis – rechtlich meist als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder Partnerschaftsgesellschaft strukturiert – nutzen die Beteiligten Räume, Geräte und Infrastruktur gemeinsam und behandeln meist einen überschneidenden Patientenstamm. In einer Praxisgemeinschaft hingegen bleiben die Partner:innen wirtschaftlich und rechtlich vollkommen getrennt. Sie teilen sich lediglich Räumlichkeiten und Verwaltungsressourcen, um Betriebskosten zu senken.

Die Freie Mitarbeit ohne eigene Praxisräume stellt ebenfalls eine Form der Selbstständigkeit dar, unterliegt jedoch strengen rechtlichen Prüfungen durch die Sozialversicherungsträger. Wer als freie:r Physiotherapeut:in in fremden Praxen tätig ist, muss nachweisen, dass eine tatsächliche unternehmerische Unabhängigkeit vorliegt, um das Risiko einer Scheinselbstständigkeit auszuschließen.

Rechtsformen und rechtlicher Rahmen bei der Praxisgründung

Die Wahl der geeigneten Rechtsform beeinflusst Haftung, Steuerpflichten, Buchführungspflichten und die Leitungsbefugnisse innerhalb der Praxis. Für Einzelgründer:innen ist das Einzelunternehmen die unkomplizierteste und am häufigsten gewählte Form. Hierbei haftet der:die Praxisinhaber:in jedoch uneingeschränkt mit dem gesamten privaten und geschäftlichen Vermögen. Eine gesonderte Eintragung in ein Handelsregister ist bei freiberuflicher Praxisausübung in der Regel nicht erforderlich.

Schließen sich mehrere Physiotherapeut:innen zusammen, kommt standardmäßig die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) zum Tragen. Hierbei ist zu beachten, dass alle Gesellschafter:innen gesamtschuldnerisch für Verbindlichkeiten der Praxis haften. Alternativ steht die Partnerschaftsgesellschaft (PartG) oder die Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB) zur Verfügung. Letztere bietet den Vorteil, dass die Haftung für berufliche Behandlungsfehler auf den jeweils handelnden Partner beschränkt werden kann, sofern eine entsprechende Berufshaftpflichtversicherung besteht.

Kapitalgesellschaften im Heilmittelbereich

Für größere Vorhaben oder Investorengemeinschaften kommt auch die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) – kurz UG – infrage. Diese Rechtsformen bieten eine klare Trennung zwischen Geschäftsführung und Gesellschaftern sowie eine Begrenzung der Haftung auf das Gesellschaftsvermögen.

Allerdings gehen mit der Gründung einer Kapitalgesellschaft höhere formale und finanzielle Hürden einher. Erforderlich sind unter anderem eine notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrages, die Stammkapitaleinbringung, die Eintragung ins Handelsregister sowie die Erstellung einer Eröffnungsbilanz. Zudem entfällt bei einer Kapitalgesellschaft der Status der Freiberuflichkeit im steuerlichen Sinne, was eine Gewerbeanmeldung und die Pflicht zur Gewerbesteuerzahlung nach sich zieht.

Expert:innen empfehlen bei Zusammenschlüssen dringend, maßgeschneiderte Gesellschaftsverträge durch spezialisierte Rechtsanwält:innen ausarbeiten zu lassen. Die Nutzung standardisierter Musterverträge führt im Falle von Streitigkeiten oder beim Ausscheiden von Partner:innen nicht selten zu langwierigen Auseinandersetzungen.

Die Zulassungsvoraussetzungen nach § 124 SGB V

Um Patient:innen behandeln zu können, die gesetzlich krankenversichert sind, benötigt die Praxis eine Kassenzulassung durch die Spitzenverbände der Krankenkassen auf Landesebene gemäß § 124 SGB V. Diese Zulassung stellt sicher, dass die Erbringung von Heilmitteln Qualitäts- und Sicherheitsstandards entspricht. Reinen Privatpraxen bleibt dieser Schritt erspart, jedoch verkleinert sich dadurch der potenzielle Patientenkreis erheblich.

Die Zulassung ist an persönliche, fachliche und räumlich-institutionelle Kriterien geknüpft. Auf persönlicher Ebene müssen Gründer:innen die staatliche Anerkennung als Physiotherapeut:in besitzen und berechtigt sein, den Beruf eigenverantwortlich auszuüben. Zudem darf keine Unzuverlässigkeit vorliegen, was üblicherweise durch ein behördliches Führungszeugnis und einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister nachgewiesen wird.

Räumliche und apparative Anforderungen

Die Zulassungsempfehlungen des GKV-Spitzenverbandes definieren genaue Vorgaben für die Mindestausstattung und Raumgrößen einer Heilmittelpraxis. Zu den zentralen räumlichen Kriterien gehören unter anderem:

• Mindestgrundfläche: Die Praxis muss über eine zweckmäßige Nutzfläche verfügen, die je nach Bundesland und Verband Mindestquadratmeterzahlen für Behandlungsräume und Therapiebereiche festlegt.
• Behandlungskabinen: Es müssen ausreichend abgetrennte Behandlungsbereiche vorhanden sein, um die Privatsphäre der Patient:innen zu wahren.
• Sanitär- und Aufenthaltsbereiche: Getrennte WC-Anlagen für Patient:innen und Personal sowie adäquate Handwaschmöglichkeiten in den Behandlungsräumen sind verpflichtend.
• Barrierefreiheit: Der Zugang zur Praxis sowie die Innenräume sollten möglichst barrierefrei gestaltet sein, um auch geschwächten oder mobilitätseingeschränkten Menschen die Behandlung zu ermöglichen.
• Geräteausstattung: Es müssen die für die zugelassenen Heilmittel erforderlichen Therapiegeräte (z. B. Behandlungsbänke, Übungsgeräte, Wärmetherapieanlagen) nachweislich betriebsbereit installiert sein.

Eine Begehung durch Vertreter:innen der Verbände oder Beauftragte findet häufig vor Erteilung der definitiven Zulassung statt. Eine vorausschauende Beantragung ist essenziell, da Behandlungen von Kassenpatient:innen erst ab dem Tag der offiziellen Erteilung der Zulassung abgerechnet werden dürfen.

Finanzplanung, Steuern und Sozialversicherung

Eine fundierte wirtschaftliche Planung ist die Basis jeder erfolgreichen Existenzgründung. Der Businessplan dient hierbei nicht nur als Fahrplan für den:die Gründer:in selbst, sondern ist auch zentrale Voraussetzung für die Gewährung von Bankkrediten, Fördermitteln oder Gründungszuschüssen. Er umfasst neben dem Geschäftskonzept eine detaillierte Umsatz- und Rentabilitätsvorschau, einen Liquiditätsplan sowie eine Kapitalbedarfs- und Finanzierungsrechnung.

Im laufenden Praxisbetrieb fallen regelmäßige Betriebskosten wie Miete, Nebenkosten, Gehälter für Angestellte, Leasingraten für Geräte, IT-Kosten und Marketingausgaben an. Diese müssen durch die vertraglich vereinbarten Abrechnungssätze der Krankenkassen und Privatliquidationen verlässlich gedeckt werden.

Steuerliche Einordnung der Physiotherapie

Physiotherapeut:innen zählen grundsätzlich zu den den Heilberufen angehörigen Freiberufler:innen nach § 18 EStG. Das bedeutet, dass in der Regel keine Gewerbesteuer anfällt und eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für die Gewinnermittlung ausreicht. Dies gilt jedoch nur, solange rein heilbehandelde Tätigkeiten ausgeübt werden.

Behandlungsleistungen der Physiotherapie, die der Prävention, Diagnose oder Heilung von Krankheiten dienen, sind gemäß § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Sobald jedoch Wellnessleistungen, der Verkauf von Ergänzungsprodukten oder reine Fitnesskurse angeboten werden, kann hierfür Umsatzsteuerpflicht entstehen. Werden freiberufliche und gewerbliche Umsätze in derselben Praxis generiert, muss auf eine strikte buchhalterische Trennung geachtet werden, um eine sogenannte gewerbliche Infizierung der gesamten Freiberuflichkeit zu vermeiden.

Sozialversicherungspflichten von Praxisinhaber:innen

Die Absicherung gegen Lebensrisiken verlagert sich mit dem Schritt in die Selbstständigkeit vollständig in die Eigenverantwortung. Physiotherapeut:innen unterliegen nach § 2 SGB VI als selbstständig tätige Angehörige eines Heilberufs grundsätzlich der Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung, sofern sie keine versicherungspflichtigen Arbeitnehmer:innen beschäftigen.

Bei der Kranken- und Pflegeversicherung besteht die Wahl zwischen der freiwilligen gesetzlichen Krankenversicherung und einer privaten Krankenversicherung. Ergänzend ist der Abschluss einer berufsbezogenen Krankentagegeldversicherung dringend anzuraten, um Verdienstausfälle bei längerer Krankheit abzufedern. Unverzichtbar ist zudem eine leistungsstarke Berufshaftpflichtversicherung, die Personen-, Sach- und Vermögensschäden abdeckt, die im Rahmen der therapeutischen Tätigkeit entstehen können.

Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit bei Freier Mitarbeit

Sowohl für Praxisinhaber:innen, die externe Honorarkräfte beschäftigen möchten, als auch für Therapeut:innen, die auf Honorarbasis arbeiten wollen, ist das Thema Scheinselbstständigkeit von hoher Relevanz. Eine Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn eine Person zwar vertraglich als selbstständige:r Auftragnehmer:in geführt wird, die tatsächliche Ausgestaltung der Tätigkeit jedoch den Merkmalen einer abhängigen Beschäftigung entspricht.

Wird im Rahmen eines Statusfeststellungsverfahrens durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) eine Scheinselbstständigkeit festgestellt, drohen dem Praxisinhaber erhebliche Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen für vergangene Jahre sowie unter Umständen strafrechtliche Konsequenzen. Für die beauftragten Therapeut:innen entfällt rückwirkend der Status der Selbstständigkeit.

Kriterien für eine echte Selbstständigkeit

Die rechtliche Abgrenzung erfolgt stets im Rahmen einer Gesamtbetrachtung des Einzelfalls. Wesentliche Merkmale, die für eine echte unternehmerische Selbstständigkeit sprechen, sind:

• Eigener Kapitaleinsatz: Nutzung eigener Arbeitsmittel, eigene Geschäftsräume oder Investitionen in Geräte und Fortbildungen.
• Unternehmerisches Risiko: Der Erfolg der Tätigkeit hängt vom eigenen ökonomischen Handeln ab; Ausfallzeiten werden nicht vergütet.
• Freie Gestaltung der Arbeitszeit: Unabhängigkeit bei der Einteilung der Behandlungszeiten und Urlaubsplanung ohne Weisungsgebundenheit durch die Praxisleitung.
• Eigener Marktauftritt: Auftreten nach außen mit eigenem Firmennamen, eigener Website, Visitenkarten oder Praxisbeschilderung.
• Mehrere Auftraggeber:innen: Die Tätigkeit verteilt sich auf verschiedene Vertragspartner, sodass keine wirtschaftliche Monoverfahrens-Abhängigkeit von einer einzigen Praxis besteht.

Um Rechtsunsicherheiten von Beginn an zu minimieren, empfiehlt sich bei Unklarheiten die Durchführung eines optionalen Statusfeststellungsverfahrens bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund.

Digitalisierung, Praxissoftware und Sichtbarkeit

Eine moderne Praxisführung kommt ohne zeitgemäße digitale Werkzeuge nicht mehr aus. Von der Terminvergabe über die elektronische Patientendokumentation bis hin zur Abrechnung mit den Abrechnungsstellen sorgt der Einsatz spezialisierter Praxisverwaltungssoftware (PVS) für erhebliche Zeiteinsparungen im Alltag. Bei der Auswahl der Software sollte auf eine intuitive Bedienbarkeit, DSGVO-Konformität und Schnittstellen zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) geachtet werden.

Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur ist für Heilmittelerbringer schrittweise Realität geworden. Sie ermöglicht den sicheren digitalen Austausch von Medizin- und Behandlungsdaten, e-Rezepten und weiteren Anwendungen im Gesundheitsnetzwerk. Gründer:innen sollten die notwendige Hard- und Softwarekomponenten bereits bei der Praxisplanung berücksichtigen.

Mitarbeitergewinnung und Praxismarketing

Angesichts des flächendeckenden Fachkräftemangels in der Physiotherapie ist die Sichtbarkeit der neuen Praxis ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die Positionierung als attraktive:r Arbeitgeber:in beginnt bereits vor dem eigentlichen Praxiseröffnungstag. Eine ansprechende Website, professionelle Social-Media-Kanäle und transparente Kommunikation der Praxisphilosophie helfen nicht nur bei der Patientenakquise, sondern ziehen auch qualifizierte Bewerber:innen an.

Ein klar definiertes Praxiskonzept mit Spezialisierungen – beispielsweise auf Sportphysiotherapie, Neurologie oder manuelle Therapie – grenzt das Angebot von Mitbewerber:innen ab und spricht gezielt Patienten- und Fachkräftegruppen an.

Die schrittweise Checkliste vor der Praxiseröffnung

Um im Gründungsprozess den Überblick zu behalten, empfiehlt sich die Strukturierung der Aufgaben in chronologische Phasen. Die nachfolgende Checkliste gibt Orientierung für die Vorbereitung und Umsetzung:

Phase 1: Konzeption und Finanzierung (6 bis 12 Monate vor Eröffnung)

• Standortanalyse durchführen (Einzugsgebiet, Konkurrenzsituation, Erreichbarkeit).
• Geschäftsidee formulieren und Spezialisierungen festlegen.
• Businessplan inklusive Finanz- und Rentabilitätsplan erstellen.
• Finanzierungsgespräche mit Banken führen, Fördermittel beantragen.
• Rechtsform auswählen und ggf. Gesellschaftsverträge juristisch prüfen lassen.

Phase 2: Räumlichkeiten und Infrastruktur (3 bis 6 Monate vor Eröffnung)

• Praxisräume anmieten oder kaufen, Nutzungsänderung bei der Baubehörde prüfen.
• Umbau- und Renovierungsmaßnahmen gemäß den Zulassungsvorgaben umsetzen.
• Therapiegeräte, Praxiseinrichtung und Verbrauchsmaterialien bestellen.
• Praxissoftware auswählen und Hardware-Infrastruktur installieren.
• Berufshaftpflicht- und Sachversicherungen abschließen.

Phase 3: Formalitäten und Marketing (1 bis 3 Monate vor Eröffnung)

• Kassenzulassung bei den zuständigen Stellen der gesetzlichen Krankenversicherungen beantragen.
• Anmeldung beim Finanzamt zur Erlangung der Steuernummer.
• Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (BGW) und dem Gesundheitsamt.
• Website erstellen, Google-Business-Eintrag anlegen, Praxisschild bestellen.
• Stellenausschreibungen veröffentlichen und Personalgespräche führen.

Phase 4: Eröffnung und Regelbetrieb (Letzter Monat bis Tag X)

• Praxisabnahme und Funktionsprüfung der Medizintechnik durchführen.
• Probeläufe der Software, Terminplanung und Dokumentation testen.
• Eröffnungsangebote oder Infoveranstaltungen für Ärzt:innen und Patient:innen organisieren.
• Start des regulären Behandlungsbetriebs.

Die Gründung einer eigenen Physiotherapiepraxis erfordert ein hohes Maß an organisatorischer Disziplin und betriebswirtschaftlichem Verständnis. Durch die systematische Abarbeitung der rechtlichen, finanziellen und räumlichen Voraussetzungen legen angehende Praxisinhaber:innen das Fundament für eine nachhaltig erfolgreiche und wirtschaftlich stabile Selbstständigkeit.